Vapaaehtoisjaos


Vapaaehtoisjaoksemme kehittää vapaaehtoistoimintaa, ohjaajien koulutuksia ja järjestää yhteisiä tapahtumia ja virkistystä vapaaehtoisille. Kehitämme myös viestintää ja ohjeistusta. 

Olemme koostaneet Vapaaehtoisen käsikirjan, joka toimii ohjeistuksena Helsingin Ladun uusille ja vanhoillekin vapaaehtoisille. Järjestämme vapaaehtoisten tapaamisia sekä koulutus- ja virkistysiltoja.

Lähetämme vapaaehtoisille uutiskirjeen 3-4 kertaa vuodessa, ja tiedotamme tapahtumista sähköpostitse. Vapaaehtoisjaoksen vastuuvetäjänä toimii Kati Hartikainen, kati.hartikainen (at) outlook.com.

 

Hyödyllistä tietoa vapaaehtoisille

PDF-tiedostovapaaehtoisen käsikirja .pdf (721 kB)
MS Word -tiedostoTurvallisuussuunnitelma POHJA 2017.docx (27 kB)
PDF-tiedostoRetkeilyjaos, retkioppaana toimiminen 2017.pdf (1.1 MB)
PDF-tiedostotietosuojarekisteri-tietojen-kasittely.pdf (60 kB)
Ohje osallistujien tietojen käsittelyyn Helsingin Ladun tapahtumissa

Tapahtumien osallistujien tilastointi

Tilastoimme tapahtumien osallistujamäärät toimintakertomusta varten. Retken tai tapahtuman ohjaaja, voit syöttää tiedot tämän lomakkeen kautta.

Tietosuojaohjeistus Helsingin Ladun vapaaehtoisille oppaille ja ohjaajille.

  • Osallistujat ilmoittautuvat retkille tai tapahtumiin Helsingin Ladun nettisivuilla tai suullisesti. Keräämme yleensä osallistujilta nimen, puhelinnumeron ja sähköpostin, joissakin tapahtumissa myös muita tietoja.
  • Tiedot menevät sähköpostilla tai suullisesti toimistoon ja tapahtuman ohjaajille. Riippuen miten sovitaan, joko toiminnanjohtaja tai tapahtuman vetäjä ylläpitää listaa tapahtuman osallistujista.
  • Jos retken järjestelyt vaativat, voit ohjaajana lähettää osallistujien tietoja ennen tapahtumaa ulkopuolisille palveluntuottajille esim. retken majoituspaikkaan.
  • Ennen retkeä voit tarvittaessa jakaa henkilöiden yhteystietoja muille osallistujille esimerkiksi kimppakyytiä tai telttaparien muodostamista varten. Huomaathan, että tietojen jakamisesta muille tulee mainita kyseisen retken tapahtumatiedoissa.
  • Pidä osallistujalista mukana retkellä / tapahtumassa läsnäolijoiden tarkistusta varten.
  • Retken tai tapahtuman jälkeen sinun tulee ohjaajana hävittää kaikki tapahtumakohtaiset henkilötiedot (paperitulosteet, excel-tiedostot, nettisivujen lomakkeiden tyhjentäminen). Toiminnanjohtaja säilyttää kirjanpitoa ja arkistointia varten tarvittavat tiedot.

Jos ohjeesta on jotain kysyttävää, ota yhteyttä Virva Niissaloon virva.niissalo (at) iki.fi. Kiitos!

- Vapaaehtoisjaos / johtokunta

Vapaaehtoisten virkistysillassa Vaakkoilla kokeiltiin mm. erimallisten nuotioiden tekemistä.